Почти каждое хранилище начинает со складского учёта в Excel, и это правильное решение. Таблица бесплатна, знакома всем, не требует внедрения и первые сезоны честно закрывает вопрос «сколько чего есть».
Проблема не в том, что Excel плох. Проблема в том, что он не знает про геометрию склада — а на ячеечном хранении именно она и есть предмет учёта.
Как обычно выглядит таблица
Классическая схема — три листа: «Приход», «Расход», «Остатки». Остатки считаются формулой, адрес хранения пишут текстом в отдельной колонке: C-7-2 или «ряд С, место 7, второй ярус». Иногда добавляют лист со схемой, нарисованной заливкой ячеек.
Пока паллет двести, это работает. Дальше начинают проявляться четыре вещи, и все четыре — не про размер файла.
1. Адрес — это текст, и его никто не проверяет
В колонке «место» рано или поздно появляются C-7-2, С-7-2 с русской «С», c7/2 и просто 7. Формула этого не заметит: для неё это четыре разных склада. Найти паллету по такому адресу можно, только если помнишь, как её записывал именно ты.
Хуже того, таблица позволит поставить две паллеты в одну ячейку и четыре яруса там, где влезает три. Ограничений нет, потому что таблица не знает, что такое ячейка.
2. Двое не могут работать одновременно
Кладовщик отмечает раскладку у ворот, бухгалтер в это же время сводит остатки. Один из двух сохранит файл последним — и правки второго исчезнут. Общий доступ в облаке смягчает симптом, но не лечит: конфликт всё равно решается тем, кто нажал «сохранить» позже.
3. История держится на дисциплине
Вопрос «когда эта партия сюда встала» в таблице отвечается только если кто-то завёл колонку с датой и заполнял её каждый раз. Вопрос «кто удалил строку в прошлый вторник» не отвечается никак.
Это выясняется в самый неудачный момент — при расхождении по инвентаризации, когда нужно понять, ошибка это счёта или реальная недостача. Разница между «паллета исчезла из файла 12 марта» и «паллеты нет» стоит дорого.
4. Срок хранения не виден
Даты закладки в таблице есть, а ответа на вопрос «что перележало» — нет. Его нужно каждый раз считать: вычесть, отсортировать, сравнить с нормой по каждому товару. Это делают раз в месяц, если делают вообще, и узнают о проблеме позже, чем могли бы. Про пороги хранения — отдельно.
Когда пора уходить с таблицы
Не по числу строк. Ориентиры другие:
- с файлом работает больше одного человека;
- адрес хранения важен физически — паллету нужно найти, а не просто посчитать;
- у товара есть срок, за которым он теряет в цене;
- вопрос «сколько свободного места» задаётся чаще раза в неделю.
Если совпало два пункта из четырёх — таблица уже мешает, просто это ещё не стоило денег.
Перенос: обычно одна выгрузка
Хорошая новость в том, что структура данных не меняется. Колонки остаются те же — наименование, количество, вес, дата, адрес. Меняется только то, что адрес перестаёт быть текстом и становится точкой на плане.
На практике перенос выглядит так: выгружаете лист остатков в CSV, мы сверяем адреса с реальной схемой хранилища, кривые записи показываем списком — их обычно несколько десятков и правятся они за час. Дальше остаток встаёт на план, и с этого момента таблица нужна только для истории.
Обратная выгрузка в CSV остаётся всегда: данные ваши, и открыть их в Excel можно в любой момент. Уход с таблицы не означает, что вы теряете к ней доступ.
Посмотреть, как выглядит тот же остаток на плане, можно на демо — там четыре готовых хранилища с данными за год.