Пока склад небольшой, раскладка держится в голове кладовщика и на листе в конторе. Это работает до первого отпуска, больничного или увольнения: знание уходит вместе с человеком, а вместе с ним — понимание, что лежит в дальнем ряду и с какого месяца.
План склада решает не задачу учёта — цифры так или иначе есть и в тетради. Он решает задачу видимости: всё хранилище на одном экране, и каждая паллета на своём месте.
Ячейка вместо строки в таблице
В таблице паллета — это строка с номером ряда и места. Чтобы понять, где она физически, нужно держать в голове схему хранилища. На плане этот шаг пропадает: ячейка нарисована там, где она стоит, а стопка показывает высоту в ярусах.
Отсюда простое правило: любая операция начинается с клика по ячейке. Поставили — паллета встала. Нужен диапазон — ряд C, места с 5 по 12, по три яруса — отмечается одним движением, а не двадцатью строками.
Разница заметнее всего на приёмке. Машина пришла, разгружать надо сейчас, и вопрос «куда ставить» не должен требовать похода в контору за тетрадью.
Цвет отвечает на вопрос, который задают чаще всего
Первый вопрос к складу — «где что лежит», второй — «что лежит слишком долго». Оба закрываются переключателем цвета: по товарной группе или по сроку хранения. В режиме срока свежее зелёное, на грани жёлтое, просроченное красное, и порог у каждого товара свой.
Как выбрать сам порог и что делать, когда он у разных партий разный, разобрано отдельно — в статье про сроки хранения.
Свободное место считается само
«Сколько осталось места» обычно оценивают на глаз, и узнают точный ответ в момент, когда машина уже приехала. План считает занятые ячейки и высоту стопок, поэтому свободный объём известен до разгрузки, а не после.
У этого есть неочевидное следствие. Когда свободные ячейки видно, их перестают тратить бессмысленно: ряд не забивают наполовину только потому, что он ближе к воротам.
Журнал вместо памяти
Каждая закладка и отгрузка попадает в журнал с датой и временем: что, откуда, кому и по какой накладной. Это нужно не для контроля сотрудников, а для восстановления картины — почему в ряду D пусто и когда оттуда ушла последняя партия.
Через полгода журнал начинает отвечать на вопросы, которых в момент записи никто не задавал: сколько в среднем лежит партия до отгрузки, в какие месяцы склад забит, какой сорт уходит первым.
Что мешает начать
Обычно две вещи. Первая — ощущение, что сначала нужно описать весь склад. Не нужно: возьмите одно хранилище, заведите ряды и ярусы, разложите текущий остаток. Вместе с настройкой номенклатуры это несколько дней, а не месяц.
Вторая — привычка. Тетрадь не требует ничего, кроме ручки, и первое время кажется быстрее. Разница в том, что тетрадь не отвечает на вопросы: она хранит то, что в неё записали, ровно в том виде, в каком записали. План поддерживается сам, потому что обновляется в момент операции, а не в конце месяца.
Если сейчас всё живёт в таблице — это уже полдела: данные есть, их нужно только перенести. Про то, где Excel перестаёт справляться, написано отдельно.